Regulamin wystawców

§ 1 - Postanowienia ogólne

Regulamin określa warunki uczestnictwa wystawców w konwencie fantastyki SkierCon, zwanym dalej konwentem.
Głównym organizatorem konwentu jest organizacja pozarządowa – Cech Fantastyki „SkierCon”, z siedzibą w Skierniewicach 96-100, ul. Mszczonowska 25/3, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego 31 marca 2015 roku pod numerem 0000548834, zwana dalej organizatorem.
Wystawcą jest każdy podmiot, który zawarł umowę o stoisko z organizatorem.
Gdy w regulaminie mowa o terenie konwentu mowa jest o przestrzeni Centrum Kultury i Sztuki w Skierniewicach wraz z przyległym terenem.

§ 2 - Stoisko

Przestrzeń wynajęta wystawcy na podstawie umowy z organizatorem zwana jest dalej stoiskiem.
Zgłoszenie stoiska następuje w oparciu o formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie skiercon.pl. Formularz zgłoszeniowy jest udostępniony w dniach 11 kwietnia - 31 maja 2023 roku.
Pierwszeństwo w przyjęciu stoisk wystawców mają partnerzy, wydawnictwa i sponsorzy konwentu oraz wystawcy współtworzący program.
Organizator zastrzega sobie możliwość wyboru stoisk w oparciu o asortyment, w związku z ograniczeniem miejsca w sekcjach dla wystawców. Organizator zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia stoiska wystawcy bez podania przyczyny. Decyzję o rozmieszczeniu stoisk podejmuje organizator.
Bezwzględnie zabrania się sprzedaży na stoiskach:
- substancji cuchnących i łatwopalnych;
- asortymentu nieprzeznaczonego dla osób niepełnoletnich;
- alkoholu, środków odurzających i wyrobów tytoniowych;
- asortymentu zabronionego prawem.

Organizator zastrzega sobie prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym bez obowiązku zwrotu na rzecz wystawcy jakichkolwiek kosztów w przypadku, gdy wystawca złamie niniejszy punkt regulaminu.

Istnieje możliwość wynajęcia stoiska z przyłączem elektrycznym, jednak organizator posiada ich ograniczoną liczbę. Należy taką informację uwzględnić w formularzu zgłoszeniowym.
Opłata za stoisko pobierana jest w ramach akredytacji na konwent.
Istnieje możliwość pokrycia części należności za stoisko w formie wymiany barterowej, jednak nie może ona przekraczać 25% wartości usługi. Organizator zastrzega sobie wybór asortymentu do wymiany barterowej. Rozliczenie barterowe odbywa się w oparciu o regularne ceny sprzedaży brutto asortymentu nie później niż 28 lipca do godz. 16:00.
Wystawcy z rękodziełem mogą zakupić stoisko po preferencyjnych warunkach. Dotyczy to wystawców, których cały asortyment zalicza się jako rękodzieło.
Teren konwentu będzie dostępny dla wystawców od piątku od godz. 10:00 do niedzieli do godz. 20:00. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany godzin udostępnienia obiektu, o czym poinformuje wystawców drogą mailową oraz umieści taką informację na stronie internetowej konwentu.
Po dotarciu na teren konwentu wystawca ma obowiązek zgłosić się do organizatora w celu wskazania mu miejsca na rozstawienie stoiska.
Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska w miejscu wyznaczonym przez organizatora oraz niezmieniania tego miejsca bez porozumienia z organizatorem.
Poza standardowym wyposażeniem stoiska organizator nie jest zobowiązany pomóc wystawcy w jego przygotowaniu.
Wystawca zobowiązuje się przygotować stoisko oraz udostępnić je rozstawione w następujących dniach i godzinach:
- w piątek w godz. 16:00-22:00;
- w sobotę w godz. 10:00-22:00;
- w niedzielę w godz. 10:00-16:00.

W szczególnych przypadkach przewidzianych umową godziny te mogą ulec zmianie.

Sala dla wystawców jest zamykana na noc, w godzinach 22:00-9:00.
Po zakończeniu składania stoiska wystawca ma obowiązek zgłosić się do organizatora w celu przeprowadzenia odbioru stoiska.
Wystawca ma obowiązek pozostawić po sobie wynajętą przestrzeń w takim stanie, jakim ją zastał. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (w szczególności: stołów, krzeseł, podłogi, ścian). Zabrania się wieszania czegokolwiek na ścianach i oknach budynku oraz gablotach.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach bez opieki wystawcy oraz za szkody wyrządzone przez uczestników w obrębie stoisk.
Atrakcje organizowane przez wystawcę na stoisku nie mogą wykraczać poza teren stoiska, chyba że w umowie z organizatorem ustalono inaczej. W szczególności zabrania się zagradzania przejść i korytarzy.
Wystawca może zorganizować ustalone wcześniej z organizatorem atrakcje tylko we wskazanym przez organizatora miejscu i czasie.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności przed uczestnikami ani organami kontroli za konkursy i loterie organizowane przez wystawcę na stoisku oraz za ich zgodność z właściwymi przepisami. Wystawca organizuje takie atrakcje na własną odpowiedzialność.
Zabrania się organizowania gier hazardowych w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 2094) z wyłączeniem loterii fantowych i loterii promocyjnych po uprzednim przedstawieniu Organizatorowi stosownego zezwolenia na organizowanie wymienionych loterii.
Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za prowadzoną przez niego działalność w obrębie stoiska. Jednocześnie wystawca deklaruje, że posiada wszelkie konieczne do prowadzenia swojej działalności pozwolenia oraz uprawnienia i że jego działalność jest zgodna z obowiązującym prawem. Organizator zastrzega sobie prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym bez obowiązku zwrotu na rzecz wystawcy jakichkolwiek kosztów w przypadku, gdy wystawca złamie niniejszy punkt regulaminu.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za łamanie praw autorskich i praw pokrewnych przez wystawców.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez wystawców podczas trwania konwentu.

§ 3 - Reklama

Wystawca może w obrębie własnego stoiska rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki i inne materiały reklamowe bez uprzedniej konsultacji z organizatorem.
Wszelkie materiały reklamowe rozmieszczone poza stoiskiem wystawcy bez uprzedniego uzgodnienia tego z organizatorem zostaną usunięte, a rozprowadzające osoby zostaną obciążone karą w wysokości 200,00 zł płatną w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury oraz kosztem naprawienia ewentualnych szkód powstałych w wyniku ich działania.
Wszystkie stoiska handlowe, reklamowe i inne wystawców nie posiadających umowy z organizatorem zostaną zlikwidowane, a osoby odpowiedzialne za stoisko zostaną obciążone opłatą w wysokości 1000,00 zł płatną w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury oraz kosztem naprawienia ewentualnych szkód powstałych w wyniku ich działania.

§ 4 - Postanowienia końcowe

Wystawcy zobowiązują się przestrzegać Regulamin konwentu SkierCon.
Dla wystawców przewidziany jest osobny sleep-room oraz mają zagwarantowane miejsca parkingowe na terenie konwentu.
Organizator może utrwalać przebieg imprezy, a w szczególności zachowania osób w niej uczestniczących za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk oraz udostępniać zgromadzone w ten sposób materiały odpowiednim organom ścigania w przewidzianych prawem przypadkach, jak również wykorzystywać je w celach marketingowych, w tym zwłaszcza publikować na własnych stronach internetowych, portalach społecznościowych, prezentacjach, ofertach handlowych, materiałach reklamowych itp.
Wystawca wyraźnie potwierdza, że organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie wystawca osiągnie na skutek udziału w konwencie i nie będzie miał z tego tytułu do organizatora jakichkolwiek roszczeń.
O sprawach nieuwzględnionych w regulaminie decyduje organizator.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu przed 28 lipca 2023 roku.
Każdy wystawca ma obowiązek zapoznać się z Regulaminem oraz przestrzegać jego postanowień.
Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z obowiązku jego przestrzegania i ponoszenia konsekwencji wynikających z jego łamania.
Aktualna treść niniejszego regulaminu jest dostępna pod adresem www.skiercon.pl